New Work – was macht sie mit Büroeinrichtung und Arbeitsklima?

New Work ist heutzutage für niemanden mehr ein Fremdwort. Ganz im Gegenteil: Für die meisten gehört sie inzwischen fest zum Arbeitsalltag dazu. Doch was bedeutet New Work eigentlich, welche New Work Methoden haben sich bereits etabliert und welche New Work Praxisbeispiele gelten als besonders gelungen?

Der Begriff New Work, zu Deutsch Neue Arbeit, ist keine Wortschöpfung der Neuzeit. Tatsächlich ist er ein Kind der 1970er-Jahre. Erstmals benutzt wird er vom österreichisch-amerikanischen Sozialphilosoph Prof. Dr. Frithjof Bergmann. Er erarbeitet einen Gegenentwurf zum klassischen Kapitalismus. Sprich: Neue, flexible Arbeitsformen kommen ins Gespräch, die den Menschen von der «Knetschaft der Lohnarbeit» befreien sollen. Denn Neue Arbeit bedeutet:

• Selbstständigkeit
• Freiheit
• Teilhabe an der Gemeinschaft

Heute verstehen wir unter New Work den strukturellen Wandel unserer Arbeitswelt. Im Eiltempo verändert sie sich. Impulse für die tiefgreifenden Veränderungen gibt es viele. Von der Digitalisierung über die Globalisierung bis hin zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – verschiedenste Neuerungen treiben den Arbeitswandel voran. Dank ihnen eröffnen sich uns völlig neue Chancen und Möglichkeiten – insbesondere bei der Organisation und Vernetzung. Schritt für Schritt beginnen wir, die Welt der Arbeit mit neuen Augen zu sehen.

New Work gilt als die Arbeitsweise der Zukunft. Doch diese Vorstellung entspricht längst nicht mehr der Praxis. Denn, was in Zukunft am Arbeitsplatz gelten soll, gilt bereits im Hier und Jetzt. Konsequent setzen Unternehmen das Freiheits-Konzept im Arbeitsalltag um – allen voran Start-ups. Von der Pike auf integrieren die jungen, aufstrebenden Konzerne New Work-Prinzipien in ihre Philosophie.

Dieses Szenario kennen wir nur zu gut: Der Kollege von gegenüber führt stundenlange Kundengespräch und das leider nicht gerade in Arbeitslautstärke. Währenddessen lässt sich der Kollege rechts von Ihnen genüsslich sein Mittagessen schmecken. Und zu allem Übel fängt dann auch noch der Kollege links von Ihnen mit seiner täglichen Büroyoga-Runde an. Ganz ehrlich: Wer kann sich da noch auf die Excel-Tabelle vor ihm konzentrieren?

Zum Glück gehören Szenen wie diese in der Arbeitswelt 4.0 endlich der Vergangenheit an. Denn wer gemeinsam etwas erreichen will, muss nicht unbedingt im selben Raum sitzen – noch nicht einmal im selben Gebäude. Räumliche Nähe ist nicht mehr Priorität Nummer eins.

Das Gegenteil ist der Fall. Der New Work Arbeitsplatz kann sich überall befinden – sei es in der Bahn nach Zürich, zu Hause auf dem Küchentisch oder im angesagten Szenecafé im Herzen von Bern. Alles ist möglich. Möglich machen es Digitalisierung und Globalisierung. Dank der Neuen Medien sind wir auch bei räumlicher Trennung bestens miteinander vernetzt. Selbst Teammeetings, Kundengespräche und Vorstellungsgespräche lassen sich inzwischen problemlos aus der Ferne führen. Hätte sich das jemand vor zehn Jahren vorstellen können?

Vor allem die Option von Home-Office kommt ganz ausgezeichnet bei Angestellt*innen und Vorgesetzt*innen an. Sie ermöglicht uns ein neues Mass an Flexibilität. Plötzlich müssen wir für den Traumjob nicht in die teure Grossstadt ziehen. Vom gemütlichen Landhaus aus erledigt sich die Arbeit mindestens genauso gut. Ein weiteres Plus: Arbeit und Familie lassen sich mit Home-Office besser unter einen Hut bringen. Nachmittags die Kinder von der Schule abholen, zum Arzttermin fahren oder den Wocheneinkauf erledigen? Home-Office macht es möglich.

Wenn wir von überall aus arbeiten können, wer braucht dann noch überteuerte Grossraumbüros im Herzen der Stadt? Das fragen sich gerade viele Unternehmen. Komplett auf Büros verzichten, wollen sie natürlich nicht. Der Angestellte soll weiterhin eine zentrale Anlaufstelle haben, wo er sich mit dem Konzern identifizieren kann. Nur wie soll diese Anlaufstelle in Zukunft aussehen?

Genau hier kommt der New Workspace ins Spiel. Die Philosophie: Traditionelle Büroräume weichen flexiblen Bürolandschaften, die sich den Bedürfnissen des Einzelnen anpassen. Ein wichtiges Teammeeting steht heute auf dem Plan? Dann nichts wie ab in den Konferenzraum. Beim Kundengespräch oder Texten brauchen Sie Ihre Ruhe? Dann ziehen Sie sich guten Gewissens in einen der abgetrennten Ruhebereiche zurück.

Hierarchie war früher. In der Arbeitswelt 4.0 ist Selbstständigkeit gefragt. Nie waren Individualität und Eigeninitiative wichtiger als jetzt. Nicht umsonst kehren immer mehr Unternehmen strengen Strukturen und festen Vorschriften den Rücken. Stattdessen setzen sie auf selbstbestimmtes Arbeiten und Erscheinen. Der Einzelne entscheidet für sich selbst. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass der Einzelne mehr Verantwortung trägt. Er muss seine Freiheit sinnvoll nutzen und eigene Ideen einbringen.

Haben Sie schon einmal von Lerchen und Eulen gehört? Nicht? Dann wird es höchste Zeit.

Lerchen sind oft schon um 7 Uhr morgens putzmunter. Hoch motiviert tippen sie ihren Wochenbericht ab, erstellen Excel-Tabellen und feilen an der Präsentation für nächste Woche. Bei Eulen sieht es anders aus. Erst gegen Mittag werden sie langsam munter, laufen dann aber nach und nach zu Hochtouren auf.

Kurz gesagt: Ein klassischer 9 to 5-Job passt nicht in jeden Rhythmus. Im Gegenteil: Eulen haben einen klaren Nachteil davon. Denn gerade morgens, in den Hauptstunden, sind sie oft weniger produktiv als Lerchen. Warum also dürfen sie nicht ihren ganz eigenen Arbeitsrhythmus bestimmen und dann loslegen, wenn sie am kreativsten sind? Das würde beiden Parteien nützen – Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Und genau hier setzen New Work Methoden an. Sie schenken dem Einzelnen wertvolle Flexibilität. Er kann seinen Arbeitsalltag endlich aktiv mitgestalten und an seinen biologischen Rhythmus anpassen.

New Work gilt als die Zukunft der Arbeit. Angeblich soll sie alles besser machen. Doch ist dem wirklich so? An dieser Frage scheiden sich die Geister. Denn längst nicht jeder ist vom Freiheits-Konzept hin und weg. Immer wieder äussern Kritiker ihre Bedenken – zurecht?

Eine der grössten Herausforderungen am New Work Arbeitsplatz ist definitiv die Koordination. Wir brauchen mehr Organisationstalent als früher. Nur so lassen sich die Bedürfnisse aller Mitarbeiter unter einen Hut bringen. Wer übernimmt wann welche Aufgaben? Und wer arbeitet heute von wo aus? Wann haben alle Zeit für ein gemeinsames Meeting? Spätestens, wenn es hier an Ordnung und Struktur fehlt, gerät die hochgelobte New Work Arbeit 4.0 aus der Balance.

Ein weiterer Kritikpunkt: Berufs- und Privatleben verschmelzen miteinander. Aber was daran soll bitte falsch sein? Das ist doch tendenziell ein Pluspunkt. Hier gehen die Meinungen auseinander. Einerseits ist die Überschneidung von Beruf und Familie ein Segen, andererseits aber auch ein Fluch. Denn je enger die beiden Bereiche verknüpft sind, desto schwerer können wir sie trennen. So fällt es bei diesem 2-in-1-Modell oft schwer, sich vom New Work Arbeitsplatz zu distanzieren und abzuschalten. Denn, wer rund um die Uhr erreichbar ist und maximale Flexibilität auskostet, ist gefühlt 24 Stunden pro Tag am Arbeiten. Es fehlt der klare Cut zwischen Arbeitszeit und Feierabend.

Es liegt auf der Hand: New Work Methoden sind People Pleaser. Sie machen die Mitarbeiter glücklich. Denn wer würde sich nicht über flexible Arbeitszeiten, flache Hierarchien oder dreimal Home-Office pro Woche freuen? Aber wie sieht es eigentlich mit den Unternehmen aus? Sind auch sie mit New Work Arbeit 4.0 zufrieden? So lala, denn nicht selten leidet der Unternehmenserfolg unter der grossen Freiheit für den Einzelnen. Schliesslich weiss nicht jeder damit umzugehen. Wer sich beim Zeitmanagement schwertut, verfehlt häufig seine Ziele. Und je schleppender die Unternehmensziele erreicht werden, desto schlechter die Gesamtergebnisse.

In diesem Fall lohnt sich eine Mischung aus Freiheit und Hierarchie. Wie wäre es zum Beispiel mit dreimal pro Woche Home-Office anstatt fünfmal die Woche? So geniesst der Mitarbeiter immer noch genug Freiheit und Flexibilität, bleibt aber trotzdem mit den Unternehmensstrukturen vertraut.

Wem nützt das beste Konzept, wenn die Einrichtung nicht dazu passt? Ganz genau, deshalb muss der Arbeitsplatz der Zukunft bestens mit den veränderten Bedingungen harmonieren. Und so klappt es.

Ob beim Brainstorming, Redigieren, Texten oder Analysieren – manchmal brauchen wir am Arbeitsplatz einfach besondere Ruhe und Konzentration. Und wo ginge das besser als in sogenannten Private Spaces? Die kleinen Ruhezonen sind räumlich vom Rest des Büros abgegrenzt, zum Beispiel

• mit Trennwänden,
• grossen Zimmerpflanzen,
• Vorhängen oder
• Säulen.

So sind wir geschickt von den Augen und Ohren anderer abgeschirmt und können in Ruhe unserer Tätigkeit nachgehen.

Auch die Beleuchtung spielt bei der modernen Büroeinrichtung eine Hauptrolle. Denn wussten Sie, dass das richtige Licht uns wacher und aktiver macht? Sogleich fühlen wir uns leistungsfähiger und arbeiten konzentrierter.

Was der einzelne Mitarbeiter jedoch als optimale Beleuchtung empfindet, hängt ganz von seinem Alter und seinem Gesundheitszustand ab. Ältere Mitarbeiter und Brillenträger zum Beispiel können etwas mehr Helligkeit beim Arbeiten vertragen. Ideal sind zwischen 750 und 1500 Lux. Bei jüngeren Mitarbeitern, die auf keine Sehhilfe angewiesen sind, reichen auch oft 500 Lux aus.

Tipp: Für einen sogenannten Desk-Sharing-Bereich, den verschiedene Mitarbeiter nutzen, lohnen sich dimmbare Schreibtischlampen. Ihr Vorteil: Mit wenigen Handgriffen können sich die Benutzer ihren gewünschten Helligkeitsgrad einstellen.

Farbe ist gleich Farbe? Nicht ganz, jede Nuance hat ihre ganz eigene Wirkung auf Körper und Geist. Umso mehr Achtsamkeit ist bei der Farbauswahl am New Work Schreibtisch gefragt.

Helle und heitere Farbtöne wie Rot, Orange und Gelb heben nicht nur die Moral, sondern auch die Leistung. So sind sie eine ausgezeichnete Wahl für den Arbeitsplatz. Kühle Töne hingegen wie Blau oder Grau beruhigend das Gemüt und laden zum Entspannen ein. Umso besser eignen sie sich für den Ruhebereich.

Gut zu wissen: Für ein angenehmes Arbeitsklima müssen es nicht immer gleich rote und orange Wände oder blaue Decken sein. Nein, schon kleine farbige Akzente wirken oft Wunder. Wie wäre es zum Beispiel mit bunten Bildern an den Wänden oder fröhlichen Raumtrennern in Neonfarben wie in Orange oder Pink? Auch farbenfrohe Sessel oder bunte Lampen machen einen gewaltigen Unterschied. Weitere New Work Praxisbeispiele:

• bunte Vasen,
• Bilderrahmen,
• Blumentöpfe oder
• Teppiche.

Im Nu sorgen die kleinen Farbkleckse für eine produktive, aber entspannte Stimmung am Arbeitsplatz.

Seien wir ehrlich: Es gibt nichts Schlimmeres als ein lautes Büro. Denn wer soll sich zwischen zwei Telefonaten und drei Meetings schon konzentrieren können? Umso entscheidender ist eine gute Akustik. Mit Teppichen, Raumtrennern aus Filz und Leinenvorhängen nimmt der Raum sogleich eine einladende Atmosphäre an. Hier arbeitet man gerne.

Immer wieder fragen wir uns: Wie sieht die New Work Arbeit 4.0 aus? Die Antwort lässt nicht lange auf sich warten: Ergonomisch muss sie sein. Schliesslich verbringen wir im Schnitt bis zu acht Stunden täglich am Schreibtisch. Kein Wunder, dass Wirbelsäule, Nacken und Gelenke unter dem Sitzmarathon zu leiden haben. Doch das geht zum Glück anders.

Ein guter Anfang sind höhenverstellbare Schreibtische und Schreibtischstühle. Mit wenigen Handgriffen passen sie sich Ihren Proportionen an. Genauso gern gesehen sind Stehpults, ein wunderbarer Ausgleich zum Sitzen. Zu einem Sitzball sagt unser Rücken aber natürlich auch nicht Nein.

Eines der wichtigsten Kriterien bei der modernen Büroeinrichtung ist zweifellos die Digitalisierung. Wir müssen gut vernetzt sein – sei es mit den Kolleg*innen, den Vorgesetz*innen oder den Kund*innen. Nicht ohne Grund gehören Smartphone, Laptop oder Tablet längst zur Grundausrüstung dazu. Drucker, Scanner und Plotter dürfen natürlich ebenfalls nicht fehlen. Und das Wichtigste: Eine stabile, schnelle Internetverbindung ist heutzutage ein Muss. Denn wie sonst sollen Teammeetings und Kundengespräche „on remote“ stattfinden oder sich jeder einzelne Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf die gemeinsamen Dokumente verschaffen?

Kurz gesagt: Die Digitalisierung ist der Schlüssel zum dezentralen Arbeiten.

© coaching-persoenlichkeitsentwicklung.ch – Autorenteam, Jana Winter, im Auftrag von Andreas Räber